1. Организационный этап
1.1. Заявитель направляет заявку в орган по сертификации (далее – ОС) о намерении сертифицировать систему менеджмента (далее – СМ);1.2. ОС регистрирует заявку и принимает по ней решение:
1.3. При положительном решении ОС извещает заявителя о принятии заявки (далее – см. п. 1.5);
1.4. При отрицательном решении ОС извещает заявителя об отказе с приложением мотивировки принятого решения;
1.5. ОС оценивает трудозатраты на проведение сертификации с учетом сведений, предоставленных заявителем;
1.6. ОС готовит проект договора с заявителем;
1.7. ОС и заявитель заключают договор на проведение работ по сертификации, заявитель оплачивает работы в соответствии с условиями договора;
1.8. ОС формирует аудиторскую группу и назначает её руководителя. О составе аудиторской группы информируют заявителя, направляя ей распоряжение о создании аудиторской группы.
Примечание - ОС СМ по просьбе заказчика может заменить конкретного члена аудиторской группы по обоснованным мотивам, например, предлагаемый член аудиторской группы ранее работал в проверяемой организации или во время предыдущего аудита проявлял неэтичное поведение и др. Возникающие претензии к составу аудиторской группы должны быть разрешены до начала аудита.
1.9. Заявитель предоставляет все запрошенные ОС документы и сведения;
1.10. ОС приступает к первому этапу аудита по сертификации СМ.
2. Первый этап аудита по сертификации СМ.
2.1. Аудиторская группа анализирует представленные заявителем документы и сведения;2.2. Аудиторская группа готовит отчет по результатам анализа документов и сведений и представляет его заявителю с мотивированным заключением.
2.3 Все несоответствия, выявленные в ходе первого этапа аудита, должны быть устранены в согласованные сроки до начала второго этапа аудита. Аудиторская группа проверяет факт устранения несоответствий, выявленных на первом этапе, на втором этапе аудита по сертификации. Если заказчик не устранил несоответствия к началу второго этапа сертификации, то такие несоответствия переводятся в категорию "значительные" и сертификация завершается с отрицательным решением относительно выдачи сертификата соответствия.
2.4 В случаях, когда в ходе первого этапа сертификационного аудита аудиторская группа выявляет несоответствия относительно области применения СМ, численности сотрудников или количества производственных площадок, ОС СМ может потребоваться перерасчет трудозатрат на проведение сертификации, в результате чего могут быть внесены изменения в договор на проведение сертификации.
3. Второй этап сертификационного аудита (подготовительный этап).
3.1. ОС осуществляет предварительное взаимодействие с проверяемой организацией (заявителем);3.2. Руководитель аудиторской группы разрабатывает план аудита, руководство ОС утверждает его, аудиторская группа согласовывает с проверяемой организацией (заявителем);
3.3. Руководитель аудиторской группы распределяет обязанности между членами аудиторской группы по плану аудита;
3.4. ОС готовит типовые формы и переходит к аудиту по сертификации «на месте».
4. Проведение аудита по сертификации СМ «на месте».
4.1. Аудиторская группа проводит предварительное совещание4.2. Аудиторская группа проводит аудит по сертификации СМ «на месте», который включает в себя:
4.2.1. Сбор, проверку и регистрацию данных;
4.2.2. Формирование выводов, классификация и регистрация аудита;
4.2.3. Классификацию и регистрацию несоответствий
4.2.4. Формулирование рекомендаций
4.3. Аудиторская группа готовит аудиторский отчет по результатам аудита, проводит заключительное совещание, подписывает и рассылает акт.
4.4. Заявитель планирует корректирующие действия по выявленным аудиторской группой несоответствиям
5. Принятие решение по результатам аудита по сертификации.
5.1. ОС (руководство ОС) рассматривает аудиторский отчет по результатам аудита и результаты выполнения плана корректирующих действий. При положительном результате рассмотрения, ОС:5.2. ОС оформляет сертификат соответствия, а именно:
5.2.1. Заполняет сертификат соответствия;
5.2.2. Присваивает сертификату регистрационный номер и получает учетный номер в СДС «СТ-С»;
5.2.3. Распечатывает сертификат на бланк.
5.3. После оформления сертификата соответствия, ОС СМ представляет в СДС «СТ-С» копию оформленного сертификата для ведения сводного перечня.
5.4. ОС вручает сертификат заявителю.
5.5. ОС оформляет договор на проведение инспекционного контроля.
5.6. ОС предоставляет держателю сертификата письменное разрешение на использование знака соответствия
5.7. При отрицательном решении по рассмотрению аудиторский отчет по результатам аудита, орган по сертификации предоставляет заявителю мотивированный отказ в выдаче сертификата и уведомляет его о возможности проведения повторного аудита по сертификации СМ.
6. Проведение инспекционного контроля СМ
6.1 Оплата работ по ИК сертифицированной СМ6.2.1 Формирование аудиторской группы по ИК
6.2.2 Разработка плана проведения ИК, согласование плана ИК с держателем сертификата. Подготовка рабочих документов. Утверждение плана
6.3 Проведение ИК
6.3.1 Проведение предварительного совещания
6.3.2 Обследование, сбор и анализ данных по объектам аудита, указанных в плане
6.3.3 Составление аудиторского отчета по результатам аудита
6.3.4 Проведение заключительного совещания
6.3.5 Представление результатов ИК в ОС
6.3.6 Рассмотрение аудиторского отчета по результатам аудита
6.4 При положительном результате инспекционного аудита ОС подтверждает действие сертификата соответствия
6.4.1 ОС уведомляет держателя сертификата соответствия о подтверждении действия сертификата соответствия и знака соответствия
6.4.2 ОС направляет решение в СДС «СТ-С» для ведения сводного перечня
6.5 При отрицательном результате инспекционного аудита ОС приостанавливает (отменяет) действие сертификата соответствия и знака соответствия
6.5.1 ОС регистрирует приостановление (отмену) действия сертификата соответствия и знака соответствия
6.5.2 ОС уведомляет держателя сертификата соответствия о приостановлении (отмене) действия сертификата соответствия и знака соответствия
6.5.3 Держатель сертификата соответствия возвращает сертификат соответствия в ОС и прекращает использование рекламных материалов, содержащих ссылку на сертификат
6.5.4 ОС направляет решение в СДС «СТ-С» для ведения сводного перечня
7. Ресертификация СМ
7.1. Заявитель направляет заявку на сертификацию в ОС за три месяца до окончания срока действия сертификата.7.2. ОС осуществляет все действия, как при организационном этапе первоначальной сертификации в соответствии с п.1.1 – 1.9
Примечания:
1. Ресертификационный аудит проводится с таким расчетом, чтобы заключительное совещание состоялось не позднее, чем за три недели до окончания срока действия сертификата соответствия.
2. Ресертификационный аудит многообъектных организаций, где невозможна выборочная проверка, проводится в формате первичного аудита, т.е. аудита всех объектов и центрального подразделения.
3. Первый этап аудита должен быть проведен при значительных изменениях в организационной структуре или условиях функционирования СМ держателя сертификата (например, изменения в законодательстве), при изменении месторасположения держателя сертификата или его подразделений (производственных площадок). В случае отсутствия вышеуказанных изменений первый этап аудита не проводится.
Состав, представляемых заявителем документов и материалов, может быть сокращен или увеличен по усмотрению ОС СМ.
7.3. Проведение ресертификационного аудита осуществляется аналогично п. 4
Примечания:
1. При выявлении в ходе аудита по ресертификации СМ значительных и/или незначительных несоответствий проверяемая организация должна выполнить коррекции и корректирующие действия до истечения срока действия сертификата, но в срок не более трех недель после даты проведения заключительного совещания.
2. Если в ходе ресертификационного аудита фиксируются значительные несоответствия, которые должны быть выполнены и проверены до истечения срока действия сертификата.
3. Если работы по ресертификации будут успешно завершены до истечения срока действия выданного сертификата, срок действия нового сертификата может устанавливаться на основе срока действия имеющегося сертификата. Новый сертификат должен датироваться либо днем принятия решения о ресертификации, либо более поздней датой.
4. Если мероприятия ресертификационного аудита не были полностью завершены ОС СМ до истечения срока действия сертификата или если до этого срока ОС СМ не было верифицировано выполнение коррекций и корректирующих действий в отношении любого значительного несоответствия, то решение о ресертификации не должно приниматься и сроки действия сертификата не должны продлеваться. Заказчик должен быть об этом проинформирован с разъяснением вытекающих из этого факта последствий.
5. По истечении срока действия выданного сертификата ОС СМ может возобновить действие сертификата в течение 6 мес. при условии, что остающиеся невыполненными мероприятия по ресертификации будут полностью завершены, в противном случае, по крайней мере должен проводиться второй этап аудита. В таком случае сертификат должен датироваться либо днем принятия решения о ресертификации или более поздней датой, а срок истечения действия сертификата должен устанавливаться на основе предыдущего цикла сертификации.